Pandémia COVID 19 priniesla pre podnikateľov okrem ekonomických problémov aj príležitosti. Veľmi výrazne zrýchlila digitálnu transformáciu a ukázala príležitosti v oblasti úspory času a zefektívnenia podnikateľských procesov, medzi ktoré patrí aj účtovníctvo a komunikácia z účtovníkom. Trendom pre rok 2021 je obmedzenie kontaktov, úspora času a automatizácia a digitalizácia procesov v oblasti účtovníctva. Ak to na to?

1. Minimalizujte osobný kontakt s účtovníkom – Doklady na zaúčtovanie nenoste k vášmu účtovníkovi osobne. Stačí ak mu ich nahráte na portál, kde ich bude mať prehľadne zoradené a pripravené na zaúčtovanie. Ideálne je, ak portál umožňuje export do jeho vlastného účtovného systému.
2. Ak ste zamestnávateľ, nezbierajte doklady od kolegov osobne – Nestretávajte sa, aby ste si odovzdali bločky a faktúry. Nahrajte doklady do cloudu tak, aby mal každý, kto to potrebuje, svoj vlastný prístup. Svoje bločky tak môžete nahrať cez mobil ihneď po zaplatení – napr. na čerpacej stanici, vo veľkosklade atď. Originálne doklady potom pošlete poštou, prípadne ich odovzdáte neskôr.
3. Vystavujte faktúry vo fakturačnom systéme – Ešte stále vystavujete faktúry v Excely, Worde alebo v inom off-line programe? Váš účtovník ich potom prácne nahráva po jednom do účtovníctva? Vystavujte faktúry odkiaľkoľvek a účtovník si ich môže stiahnuť vo formáte na import do účtovníctva a už ich nemusí nahrávať po jednom. Ušetrite prácu sebe i jemu.
4. Zlepšite komunikáciu s účtovníkom – Majte všetku komunikáciu ohľadom každého dokladu s účtovníkom na jednom mieste, kde ju ľahko nájdete aj po rokoch. Nebudete tak musieť hľadať v stovkách mailov, SMS správ alebo v inej komunikácii. Majte kompletnú históriu komunikácie o dokladoch, ktorá je naviazaná priamo na konkrétny dokument. Žiadne ďalšie dohadovanie, na základe akých pokynov sa doklad zaúčtoval, na aký účel bola daná položka použitá atď.
5. Urobte si poriadok v dokladoch – Majte online archív všetkých účtovných dokladov. Či už sa jedná o faktúry, zmluvy, bločky, bankové výpisy, komunikáciu s poisťovňami alebo iné doklady, všetko máte k dispozícii na jednom mieste s prístupom z ktoréhokoľvek miesta na svete cez PC, mobil alebo tablet a sú okamžite k dispozícii aj pre vášho účtovníka.
6. Získajte prehľad o platbách, aby Vám už nič neušlo – Párujte všetky platby automaticky na príslušné dokumenty podľa variabilného symbolu. Bankový pohyb sa môže nahrávať automaticky cez API komunikáciu priamo s Vašou bankou a vy už nemusíte ani pohnúť prstom. V prehľadných zostavách potom vidíte, ktoré faktúry ešte neboli uhradené, alebo boli uhradené len čiastočne.
7. Skráťte si hľadanie bločkov na sekundy – Vyhľadávajte jednoducho v archíve všetkých položiek! Presné automatické zaúčtovanie aj viacerých položiek cez QR kód pri nákupe tovaru je takto hračkou. Navyše vyhľadanie bločku pri prípadnej reklamácii hoci aj po 1 roku zaberie iba sekundy. Stačí napísať názov produktu do vyhľadávania a hotovo.
8. Majte daňové priznania vždy po ruke – Všetky daňové priznania majte na jednom mieste! Stačí aby účtovník nahral XML súbor, ktorý posiela daňovému úradu.  Používajte  aj automaticky generované QR kódy na úhradu faktúr, daní, výplat, alebo si môžete sami vytvoriť XML príkaz na úhradu. Účtovníkovi to ušetrí čas na vytvorenie príkazu a Vám čas potrebný na ručné zadanie údajov do internetbankingu pre úhradu.
9. Nielen váš účtovník, ale aj vy majte k dispozícii komunikáciu vašej firmy s zdravotnými poisťovňami a so sociálnou poisťovňou! Majte takúto komunikáciu kedykoľvek k dispozícii aj u seba, nie len u vášho účtovníka! Napr. kedy sme prihlasovali nových zamestnancov do poisťovní? Prihlásil ich účtovník? Od akého dátumu? Žiadne zbytočné otázky účtovníkovi, pozrite si to kedykoľvek sami!

Ako zapracovať jednoducho a rýchlo všetky tipy?

Časť tipov je pravdepodobne možné zapracovať aj bez využitia profesionálneho riešenia. Avšak ak chcete skutočne ušetriť čas sa automatizovať a digitalizovať Vaše účtovníctvo, bez profesionálneho riešenia sa nezaobídete. Pomocou Účto+ máte možnosť všetky vyššie popísané kroky zapracovať, ušetriť čas a zdigitalizovať proces účtovníctva. Najnižší balík, teda online fakturácia, je navždy zadarmo a to bez akýchkoľvek obmedzení.  Stačí sa zaregistrovať!

Online fakturácia navždy zadarmo

Cenník

Želáme Vám veľa osobných aj pracovných úspechov v roku 2021.

Mohlo by Vás zaujímať

Ideálny nástroj pre podnikateľov Webinár: Digitalizácia účtovníctva Digitalizácia účtovníctva prichádza