Práca s dokumentami v Účto+ (Časť 1/3)
Práca s dokumentami v Účto+ (Časť 1/3)
V prvej časti nášho seriálu o práci s dokumentami v Účto+ sa budeme venovať spôsobom akými vlastne do Účto+ vaše scany/fotky/pdf-ká dostanete.
Nahrávanie dokladov
Doklady do Účto+ môžeme nahrávať rôznymi spôsobmi a tak si vie každý klient nájsť spôsob, ktorý mu vyhovuje najviac. Ak máte k dispozícii doklad v listinnej (papierovej) podobe, tak je najjednoduchšie použiť mobilnú aplikáciu Účto+ skener. Prostredníctvom tejto aplikácie môžete dokumenty skenovať na dashboard, alebo priamo do tej kategórie, kam patria.
Mobilná aplikácia
Najväčšou výhodou mobilnej aplikácie je, že ju máte vždy pri sebe vo svojom mobilnom telefóne a doklady tak môžete skenovať ihneď po ich obdržaní. Navyše môžu mať aplikáciu v mobilnom telefóne aj všetci zamestnanci, ktorý s dokladmi prichádzajú do styku. Vďaka našej mobilnej aplikácii sa množstvu spoločností podarilo úplne eliminovať strácanie pokladničných dokladov a ako príjemný bonus sú doklady ihneď k dispozícii v Účto+ pre ďalšiu prácu s nimi. Viac informácií o mobilnej aplikácii nájdete tu.
Webový prehliadač
Ďalšia možnosť, ako nahrávať doklady do Účto+, je cez webový prehliadač. Doklady sa dajú nahrávať na dashboard spoločnosti, ale aj priamo do kategórií dokladov, kam ich chceme zaradiť. Napríklad prijatú faktúru nemusíme nahrávať cez dashboard, ale ju môžeme nahrať aj priamo do prijatých faktúr. Môžeme si tak zjednodušiť a zrýchliť prácu.
Nahrávanie priamo do kategórii je výhodnejšie pre menšie spoločnosti, alebo pre spoločnosti, kde doklady nahráva iba pár osôb.
Vo väčších firmách, kde má k nahrávaniu prístup viac zamestnancov, sa odporúča skôr používať nahrávanie cez dashboard a následne zatrieďovanie dokladov zodpovedným pracovníkom. Výhodou nahrávania cez dashboard môže byť aj funkcia „rozstrihania“ dokumentu na viacero dokumentov. Túto funkciu oceníte, keď naskenovaný dokument obsahuje viac dokladov k rôznym účtovným prípadom, ale aj vtedy, keď napr. na jednu stranu A4 niekto oskenuje viac pokladničných dokladov. Tu ponúkame okrem štandardného rozdelenia dokumentu na viacero dokumentov po stranách aj možnosť označiť viacero strán, ktoré tvoria jeden dokument. Rýchlo a prehľadne takto „rozstriháte“ dokument, ktorý obsahuje jedno aj viacstranové skeny dokladov.
Skenovať však môžete aj dokumenty, ktoré nemusia byť nevyhnutne účtovnými dokladmi. Môže sa jednať napríklad o sken zmluvy. Môžete ale takto naskenovať aj podpísaný výkaz práce, či podpísaný preberací protokol/dodací list, ktorý má byť prílohou faktúry.
Na všetky miesta, kde sa dajú dokumenty nahrávať, máme na výber viacero spôsobov. Dokumenty môžete buď nahrávať spôsobom „drag and drop“, alebo kliknutím na pole nahrať súbory, kde sa následne objavia možnosti nahrať súbor z počítača, na ktorom pracujeme, alebo z google drive, one drive či dropboxu.
Nahrávanie pomocou e-mailu
V neposlednom rade môžete dokumenty nahrávať do Účto+ aj preposlaním emailu na adresu, ktorú vám Účto+ pridelilo. Túto adresu môžete nájsť na dashboarde v časti Nahraté súbory.
Preposlaním emailu z povolenej emailovej adresy na túto adresu získate prílohu emailu, ako súbor na dashboarde, s ktorým môžete ďalej pracovať. Ak si vo svojom emailovom programe nastavíte pravidla preposielania faktúr do Účto+, nemusíte ich ďalej nahrávať manuálne. Napr. pravidelné faktúry od mobilných operátorov prichádzajú vždy z rovnakej emailovej adresy a tak si môžete vyrobiť pravidlo, že každý email s faktúrou od mobilného operátora sa automaticky prepošle do Účto+.
Povolené emailové adresy, z ktorých môžete do Účto+ preposielať emaily si viete nastaviť v nastaveniach.
Rest API
Jedna z možností ako nahrávať doklady do Účto+ je aj možnosť robiť to automazizovane napríklad z iného systému, ktorý používate alebo máte vo svojej spoločnosti implementovaný. Touto možnosťou je používať naše Rest API, ktoré okrem okrem vystavovania faktúr umožňuje aj nahrávanie ostatných typov dokladov priamo do Účto+. Viac sa dozviete v našej API dokumentácii a v nastaveniach pod položkou API
Čo sa ešte dozviete
V ďalších častiach sa dozviete ako pracovať dokladmi, ktoré už sú u nás nahraté a tiež ako si ich môžete archivovať ak by ste potrebovali.
