Práca s dokumentami v Účto+ (Časť 2/3)
Práca s dokumentami v Účto+ (Časť 2/3)
V predchádzajúcej časti nášho seriálu „Práca s dokumentami“ sme sa venovali spôsobom ako môžete nahrávať dokumenty do Účto+. Teraz si povieme čo s nimi keď už sú v Účto+
Práca s nahratými dokumentami
Dokumenty, ktoré sme do Účto+ nahrali, môžeme následne ďalej spracovávať. Podnikateľ si pre svoje potreby môže vyplniť detaily ako dátumy, sumy, partnera a používať Účto+ ako svoj ERP systém. Podnikateľ si dokonca môže doklady priraďovať k rôznym zákazkám, činnostiam, a strediskám pomocou tagov a sledovať tak napríklad aj ziskovosť.
Komunikácia je kľúčová
Tagy sú veľmi jednoduché na použitie a podnikatelia si tak vedia sledovať náklady a výnosy aj sami, bez potreby žiadania výstupov od svojho účtovníka. Užívatelia majú možnosť komunikovať s inými užívateľmi priamo na konkrétnom doklade a táto konverzácia ostáva archivovaná spolu s dokladom. Ak sa napríklad účtovník pýta podnikateľa na položku na faktúre, podnikateľova odpoveď spolu s otázkou od účtovníka ostáva pri doklade a napríklad v prípade neskoršej kontroly sa obe strany vedia ľahšie dopátrať k dôvodom, prečo bola daná položka zaúčtovaná tak, ako je zaúčtovaná.
Kto, kedy a prečo?
Celé Účto+ sme vytvorili tak, aby s ním pracovali pohodlne nielen podnikatelia, ale aby s ním s radosťou pracovali aj účtovníci. Z tohto dôvodu okrem komunikácie nad dokladom pokladáme za veľmi dôležitú aj históriu konkrétnych dokladov. V histórii dokladu archivujeme všetky akcie, ktoré boli na doklade vykonané, vďaka čomu je Účto+ veľmi transparentné. História akcií je výborný nástroj pri hľadaní toho, kto-kedy-čo na doklade zmenil, kedy bol zaúčtovaný a podobne. Vďaka histórii akcií na doklade je koniec nekonečným dohadovaniam či bol, alebo nebol dokument nahratý, zmenený atď., čo výrazne zjednodušuje napríklad riešenie sporov medzi kolegami, podnikateľmi a účtovníkmi. Na toto ďalej nadväzujú užívateľské práva, keď môžeme niektorých užívateľov obmedziť v právach tak, aby napríklad niektoré sekcie nevideli vôbec, prípadne nemali právo dokumenty upravovať.
Podnikateľ si po nahratí dokumentu môže priamo v Účto+ vytvoriť vlastný QR kód na jeho úhradu, alebo vytvoriť XML príkaz na import do banky, ktorým uhradí viac dokladov súčasne.
Ako si doklady označuje útovník
Účtovník po zaúčtovaní dokladu môže zadať číslo dokladu z účtovníctva a dokument v Účto+ tak získava priamu väzbu na účtovníctvo. S touto väzbou vieme v Účto+ ďalej pracovať dvoma spôsobmi. Vieme spracovať XML napr. prijatých faktúr z účtovného programu, ktorý doplní prípadné chýbajúce údaje do Účto+, alebo vieme z účtovného programu urobiť import hlavnej knihy, ktorá doplní k dokladom ich zaúčtovania. Takto vznikne úplný digitálny archív účtovníctva a vy už nemusíte archivovať žiadne doklady.
V dokladoch Účto+ sa dá aj veľmi jednoducho vyhľadávať aj podľa čísla dokladu v účtovníctve.
V ďalšej časti si povieme ako môžete doklady exportovať alebo zálohovať ak potrebujete.
