Ako správne číslovať faktúry?
Ako správne číslovať faktúry?
Číslo faktúry je jednou z povinných náležitostí faktúry. Zákony však detailne neupravujú ako by sa mali faktúry správne číslovať, čo dáva určitú možnosť voľby pre podnikateľom.
Čísla jednotlivých faktúr, ale aj iných vystavených dokladov, by mali byť v chronologickom poradí a číslovať by sa mali podľa času vystavenia a nie dátumu dodania. Môže teda nastať situácia, že faktúry nepôjdu v poradí podľa dátumu dodania vzhľadom na to, že faktúru číslujeme v danom čase vystavenia.
Podnikateľ si môže zvoliť takmer ľubovoľný spôsob, ako bude faktúry číslovať za predpokladu, že bude z čísla zrejmé v akom poradí boli faktúry vystavené. Podnikatelia často používajú viac číselných radov, aby odlíšili rôzne aktivity, alebo skupiny tovarov. V zahraničí, najmä v Číne, sa stretávame často aj s vlastným číselným radom aj podľa jednotlivých odberateľov.
V Účto+ si aj v bezplatnej verzii môžete nastaviť viac číselných radov podľa vašich potrieb. Štandardne umožňuje aplikácia Účto+ číslovať faktúry s nasledovnými formátmi čísel:
- RRRR / YYYY – Aktuálny rok – 4 čísla
- RR / YY – Aktuálny rok – 2 posledné číslice
- MM – Aktuálny mesiac
- C / N – Poradové číslo Faktúry, minimálny počet písmenok C alebo N pre číslo sú 3 číslice – tzn. CCC resp. NNN (reprezentuje číslelný rad od 001 po 999). Viac číslic byť môže, menej nie.
Príklad: FA-RRRRCCC vytvorí číslo faktúry v tvare FA-2025001
V praxi odporúčame neprekračovať celkový počet znakov 10, kvôli obmedzeniam v niektorých účtovných programoch na Slovensku, resp. kvôli obmedzeniu dĺžky Variabilného symbolu v internetbankingu.
Ako číslovať faktúry na prelome rokov?
Vzhľadom na to, že faktúry číslujeme podľa dátumu vystavenia, tak sa aj číselník v Účto+ obsahujúci znaky RR zmení pri prechode rokov na aktuálny rok. To však neznamená, že faktúra patrí do daného roku. Znamená to iba toľko, že bola vystavená v danom roku, ale dátum dodania a zdaniteľného plnenia môže byť pokojne z roka predchádzajúceho.
Ak by ste však mali smernicu, ktorá hovorí o číslovaní faktúr podľa iného kľúča a potrebujete vystaviť faktúru s číslom predchádzajúceho roka, je potrebné takéto číslovanie vytvoriť v číselníku. Nájdete ho v ľavom menu v Nastaveniach -> Vystavené faktúry -> Číselník -> Vytvoriť nový číselník. Vytvorte číslovanie tak, aby miesto automaticky sa meniaceho roka reprezentovaného premennou RR (prípadne RRRR) obsahoval konkrétne číslo toho roka, do ktorého chcete faktúru vystaviť. Teda miesto FA-RRRRCCC je potrebné založiť číslovanie napríklad takto: FA-2024CCC. Ak však nemáte takúto internú smernicu, ktorá hovorí presne o takomto číslovaní, nemusíte nič nastavovať.
Je teda v úplne v poriadku mať faktúru s číslom FA-2025002 s dátumom vystavenia 14.1.2025 s dátumom dodania a zdaniteľného plnenia 31.12.2024 a bude účtovne patriť do roka 2024. Číslo faktúry je ozaj len evidenčné číslo a nemá priamy vzťah k účtovnému obdobiu, do ktorého faktúra patrí. O tom hovoria len dátumy dodania a zdaniteľného plnenia.
