Povinné náležitosti faktúry

Čo je to faktúra? Pod slovom faktúra rozumieme taký doklad, ktorý je vystavený buď v papierovej alebo elektronickej podobe. Tento doklad vyjadruje vzťah medzi obchodnými partnermi a to napríklad pri predaji alebo nákupe tovaru či služby.  Za správnosť údajov vo faktúre či za včasnosť jej vystavenia nesie zodpovednosť dodávateľ uvedeného tovaru alebo služby. Samozrejme ak je faktúra chybne vystavená dodávateľskou stranou, odberateľ by mal druhú stranu na uvedené chyby upozorniť a faktúru reklamovať. Na tieto chyby väčšinou upozorní účtovník/čka, ktorá faktúru má povinnosť zaradiť do účtovníctva. Čo teda patrí medzi povinné náležitosti faktúry?

• Poradové číslo faktúry
  • Číslovanie faktúr by malo byť chronologické
  • Faktúry by mali ísť následne za sebou
  • Faktúra s číslom 2 nemôže byť vystavená skôr, ako faktúra s poradovým číslom 1, príklad: ,,Faktúra č. 2018005″ je piatou vystavenou faktúrou v roku 2018
• Identifikačné údaje zúčastnených osôb  
  • Meno a priezvisko/resp. názov firmy, adresa sídla /miesto podnikania – adresa, kde sa obvykle zdaniteľná osoba zdržiava, pričom tieto náležitosti platia ako pre odberateľa, tak aj pre dodávateľa
  • Dodávateľ by mal uviesť aj označenie registra, v ktorom je zapísaný, číslo zápisu v registri a v prípade právnickej osoby aj právnu formu (akciová spoločnosť, spoločnosť s ručením obmedzeným a pod.) – ak je relevantné.
• Dátum vyhotovenia faktúry
  • Zákon o účtovníctve hovorí ,,bez zbytočného odkladu“
• Dátum uskutočnenia účtovného prípadu = Dátum dodania tovaru/služby
  • Za takýto dátum je považovaný deň dodania tovaru/služby
• Peňažnú sumu faktúry
  • vrátane ceny za mernú jednotku a označenie množstva

Doplňujúce náležitosti faktúry v prípade platiteľa dane z pridanej hodnoty (ďalej ako „DPH“):

• IČ DPH – v prípade, že je dodávateľ/odberateľ platiteľom DPH
• Dátum dodania tovaru/služby – dátum, kedy tovar zmenil majiteľa, alebo kedy bolo ukončené poskytovanie služby (platitelia DPH vystavujú faktúru aj pri prijatí preddavku, a vtedy sa uvedie dátum prijatia platby)
• Dátum vystavenia
  • Do 15 dní od dodania tovaru/služby na Slovensku
  • Do 15 dní od prijatia preddavku
  • Do 15 dní od skončenia mesiaca, v ktorom spoločnosť dodala tovar do Európskej únie (“ďalej ako EÚ) oslobodený od DPH
  • Do 15 dní od skončenia mesiaca, v ktorom firma poskytla službu do EÚ, kde službu zdaňuje odberateľ
  • Do 15 od skončenia mesiaca, v ktorom dodal viac dodávok (tzv. súhrnná faktúra s viacerými zálohovými)
• Predmet fakturácie
  • Množstvo a druh dodávaného tovaru či služby
• Základ DPH pre obe sadzby DPH a jednotkovú cenu bez DPH
  • Môže sa jednať o súčet jednotkových cien bez DPH všetkých položiek tovarov/služieb, alebo o následný prepočet celkovej fakturovanej sumy na základ dane a daň
• Uplatnenú sadzbu dane (10%, 20%) – ak je relevantné
  • Celkovú sumu DPH, ktorá má byť zaplatená
  • Každá osoba, ktorá uvedie vo faktúre alebo v inom doklade o predaji daň, je povinná túto daň aj priznať
  • Medzi výnimky patria napríklad umelecké diela, zberateľské predmety, starožitnosti a použitý tovar (základom dane pri uvedených predmetoch je kladný rozdiel medzi predajnou cenou a kúpnou cenou znížený o daň)
• v určitých špecifických režimoch DPH sa používajú príslušné formulácie:
  • „Prenesenie daňovej povinnosti“ v prípade, ak DPH platí odberateľ. Najčastejšie ide o dodanie tovaru/služby do iného členského štátu alebo o tuzemské prenesenie pri vybraných druhoch tovaru.

Medzi ďalšie prípady prenesenia daňovej povinnosti môžu patriť:

• Dodanie tovaru v rámci trojstranného obchodu
• Dodanie tovaru v tuzemsku zahraničnou osobou
• Dodanie zlata ako suroviny/polotovaru s rýdzosťou 325/1 000 a viac
• Dodanie investičného zlata s akceptovateľnou hmotnosťou trhu a s rýdzosťou 995/1 000 a viac
• Tuzemský prenos daň. povinnosti na odberateľa vzniká pri dodaní:
• emisných kvót skleníkových plynov,
• kovového odpadu a šrotu,
• nehnuteľnosti,
• tovaru ktorý je predmetom záruky zabezpečujúcej pohľadávku veriteľa,
• mobilných telefónov (ak je ich základ dane vo faktúre za dodanie 5 000 EUR),
• integrovaných obvodov (v stave pred zabudovaním do výrobku, ak základ dane vo faktúre je 5 000 EUR),
• stavebných prác (dodanie stavby, dodanie tovaru s inštaláciou/montážou)
• tovarov, ktoré nie sú určené v nezmenenom stave na konečnú spotrebu.

1. „Dodanie je oslobodené od dane“ v prípade, ak slovenský dodávateľ dodáva tovar, alebo službu  oslobodenú od DPH
2. „Úprava zdaňovania prirážky – cestovné kancelárie“ ak cestovné kancelárie predávajú služby svojim klientom nakúpeného od iných dodávateľov a zdaňujú len prirážku
3. „Úprava zdaňovania prirážky – použitý tovar“, „Úprava zdaňovania prirážky – umelecké diela“ alebo „Úprava zdaňovania prirážky – zberateľské predmety a starožitnosti“ kde platiteľ dane zdaňuje iba rozdiel medzi nákupnou a predajnou cenou (§66 Zákon o DPH)
4. „Daň sa uplatňuje na základe prijatia platby“, ak sa uplatní osobitná úprava uplatňovania dane na základe prijatia platby za dodanie tovaru/služby podľa §68d
5. „Vyhotovenie faktúry odberateľom“, ak vyhotovuje faktúru odberateľ, ktorý je príjemcom tovaru

Náležitosti faktúry v prípade firmy registrovanej pre DPH podľa §7 a §7a

Podnikatelia, ktorí poskytujú, alebo prijímajú služby do/z krajín EÚ podliehajú za určitých okolností povinnosti registrácie pre DPH, ale nestávajú sa týmto úkonom plnohodnotnými platiteľmi. Zákonu o DPH podliehajú rovnako, a teda na faktúre uvádzajú väčšinu náležitostí platiteľa DPH, no pri väčšine predajov neuvádzajú DPH (neplatitelia DPH svojim odberateľom zväčša DPH nefakturujú). Výnimkou sú digitálne produkty, ktoré odoberá odberateľ bez IČ DPH z EÚ. V tomto prípade podnikatelia predávajú svoje produkty za cenu vrátane DPH príslušného štátu.

Medzi neformálne náležitosti faktúry môže patriť:

Vierohodnosť pôvodu faktúry

Podľa § 71 ods. 1 písm. c) zákona o DPH pod vierohodnosťou pôvodu faktúry rozumieme potvrdenie totožnosti dodávateľa tovaru/služby alebo osoby, ktorá v mene dodávateľa faktúru vyhotovila. Vierohodnosť pôvodu faktúry môže tiež znamenať, že faktúra bola vydaná dodávateľom alebo inou osobou v jeho mene, no povinnosť zabezpečiť vierohodnosť pôvodu má dodávateľ, ale aj príjemca tovaru/služby. Ak dodávateľ vydá faktúru, zabezpečenie vierohodnosti pôvodu preukazuje napríklad záznamom faktúry v účtovných evidenciách. Ak faktúru namiesto neho vydáva odberateľ, dodávateľ preukazuje zabezpečenie vierohodnosti pôvodu aj inými podpornými dokumentmi, napr. zmluvou o vyhotovovaní faktúry. Rovnako kupujúci musí byť schopný potvrdiť, že prijatá faktúra je od dodávateľa.

Neporušenosť obsahu faktúry

V zmysle § 71 ods. 1 písm. d) zákona o DPH pod neporušenosťou obsahu faktúry rozumieme zachovanie obsahu faktúry – obsah faktúry nebol zmenený. Za zásah do obsahu faktúry sa nepovažuje zmena formátu pri konvertovaní elektronickej faktúry. Neporušenosť faktúry je povinnosťou každej zdaniteľnej osoby, či už ide o dodávateľa alebo odberateľa zdaniteľného plnenia. Zdaniteľná osoba sa môže rozhodnúť, aký spôsob zabezpečenia neporušenosti obsahu faktúry si zvolí, napr. použitie zaručeného elektronického podpisu. Pri zmene formátu na iný, sa musí táto zmena zaznamenať v kontrolnom zázname.

Čitateľnosť faktúry od jej vydania do konca obdobia na uchovávanie faktúry

Faktúry musia byť čitateľné ľudským okom, pričom elektronické faktúry, ktoré majú podobu štruktúrovaných správ (napríklad .xml, alebo správy EDI) sa v pôvodnom formáte nepovažujú za čitateľné ľudským okom. Za čitateľné sa považujú až po ich konverzii do formátu, ktorý je čitateľný ľudským okom. Podmienka čitateľnosti elektronickej faktúry sa považuje za splnenú, ak je možné faktúru na požiadanie zobraziť v primeranom čase rovnakým spôsobom. Na účel zabezpečenia čitateľnosti faktúry musí byť počas celého obdobia uchovávania faktúry k dispozícii vhodný a spoľahlivý prehliadač formátu elektronickej faktúry. Podmienka čitateľnosti u papierových faktúr nie je splnená, ak údaje na faktúre nie sú čitateľné, čo môže byť spôsobené nesprávnym uchovávaním faktúr alebo použitím netrvanlivej tlačiarenskej techniky.

Súhlas príjemcu na vyhotovenie faktúry

Uvedený súhlas môže byť vyjadrený písomne, elektronicky – e-mailom, ústne alebo aj tzv. tichým súhlasom, teda samotným spracovaním faktúry zo strany príjemcu alebo jej úhradou. Príjemca si musí byť istý, že je schopný po technickej stránke prijať elektronickú faktúru a zabezpečiť vierohodnosť jej pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť. Ak príjemca uhradí prijatú faktúru, samotná úhrada faktúry znamená, že súhlasil s jej vydaním v elektronickej podobe.

Súhlas príjemcu sa požaduje z dôvodu odlišných technológií, ktoré používajú dodávateľ a príjemca pre zasielanie a prijatie faktúry, ale aj z dôvodu zabezpečenia vierohodnosti pôvodu a zároveň neporušenosti obsahu faktúry.

Lehota na vystavenie faktúry- § 73 zákona o DPH

Pre zlepšenie fungovania vnútorného trhu fakturačná smernica ustanovuje v čl. 222 harmonizovanú lehotu na vyhotovenie faktúry v dvoch prípadoch:

• pri dodaní tovaru oslobodeného od dane, kedy sa tovar prepravuje z členského štátu dodania do iného členského štátu
• pri dodaní služby s miestom dodania podľa § 15 ods. 1 zákona o DPH v inom členskom štáte, kedy je osobou povinnou platiť daň príjemca služby (cieľom je, aby lehota na vyhotovovanie faktúr bola vo všetkých členských štátoch rovnaká a aby sa jednotne evidovali tieto transakcie v daňovom priznaní, resp. v tzv. súhrnnom výkaze)

Platiteľ dane, ktorý má podľa § 72 zákona o DPH povinnosť vyhotoviť faktúru, musí faktúru vyhotoviť do 15 dní odo dňa dodania tovaru/služby, prípadne do 15 dní odo dňa prijatia platby pred dodaním tovaru/služby.

V prípade cezhranične dodávaného tovaru/služby, kedy je dodanie tovaru oslobodené od dane podľa § 43 zákona o DPH, a dodania služby s miestom dodania podľa § 15 ods. 1 v inom členskom štáte, sa faktúra musí vyhotoviť do 15 dní od konca kalendárneho mesiaca, v ktorom bol dodaný tovar oslobodený od dane podľa § 43 zákona o DPH, alebo v ktorom bola dodaná služba alebo prijatá platba pred dodaním služby s miestom dodania podľa § 15 ods. 1 zákona o DPH v inom členskom štáte.

V prípade, že je pred dodaním tovaru do iného členského štátu podľa § 43 zákona o DPH prijatá platba, zákon o DPH od 1.1.2013 neustanovuje povinnosť vyhotoviť faktúru. Povinnosť vyhotoviť faktúru s predpísanými náležitosťami má:

• Platiteľ
• Zdaniteľná osoba, ktorá nie je platiteľom
• Každá osoba, ktorá dodá nový dopravný prostriedok z tuzemska do iného členského štátu
• Zahraničná osoba, ktorá je zastupovaná daňovým zástupcom podľa § 69a
• Zahraničná osoba, ktorá je zastupovaná daňovým zástupcom podľa § 69aa

Povinnosť vystaviť faktúru vzniká pri:

• Dodaní tovaru/služby s miestom dodania v tuzemsku inej zdaniteľnej osobe alebo právnickej osobe, ktorá nie je zdaniteľnou osobou
• Dodaní tovaru/služby s miestom dodania v inom členskom štáte, keď je osobou povinnou platiť daň príjemca tovaru/služby
• Dodaní tovaru/služby s miestom dodania v treťom štáte pre zdaniteľnú osobu
• Dodaní tovaru zásielkovým predajom s miestom dodania v tuzemsku, pričom to platí pre zahraničné osoby registrované pre DPH v tuzemsku, dodávajúce tovar zásielkovým predajom ako aj pre tuzemské osoby, ktoré dodávajú tovar zásielkovým predajom do iného členského štátu, ak nie sú registrované v tomto IČŠ
• Dodaní tovaru, ktorý je oslobodený od dane
• Prijatí platby pred dodaním tovaru (§43)
• Prijatí platby pred dodaním služby (§43)

Povinnosť vystaviť faktúru vzniká aj zdaniteľnej osobe, ktorá nie je platiteľom dane v prípade, ak:

• Dodá službu s miestom dodania podľa §15 ods.1 v inom členskom alebo treťom štáte
• Prijme platbu pred dodaním služby s miestom dodania podľa §15 ods.1 v inom členskom alebo treťom štáte

Povinnosť vyhotoviť faktúru sa nevzťahuje v zmysle §72 ods.6 na:

• Dodanie tovaru/služby s miestom dodania v tuzemsku, ktoré je oslobodené od dane podľa §28-42 (výchovné a vzdelávacie služby, služby spájajúce sa so športom a kultúrou a pod.)
• Dodanie poisťovacích služieb s miestom dodania v inom členskom alebo treťom štáte
• Dodanie finančných služieb s miestom dodania v inom členskom alebo treťom štáte

Novela zákona o DPH od 01. 01. 2014 ustanovuje lehotu na vyhotovenie dokladu, ktorým sa upravuje základ dane podľa § 25 ods. 1, a to v prípade:

1. a) úplného alebo čiastočného zrušenia dodávky tovaru alebo služby a úplného alebo čiastočného vrátenia dodávky tovaru
2. b) zníženia ceny tovaru alebo služby po vzniku daňovej povinnosti
3. c) zvýšenia ceny tovaru alebo služby

Mohlo by Vás zaujímať

Elektronické faktúry Online faktúry navždy zadarmo Súhrnná faktúra