História zmien a komunikácie
História zmien a komunikácie
História zmien na doklade je jednou z tých funkcií Účto+ o ktorých sa dozviete často až pri riešení možných nezrovnalostí. V praxi sa veľmi často stáva, že po vystavení dokladu ako je napríklad faktúra, alebo objednávka, príde k jeho dodatočnému upravovaniu napríklad po prekonzultovaní so zákazníkom. Toto by samo o sebe nepredstavovalo žiadny problém až do momentu, keď chce s dokladmi pracovať viac ľudí – ako napríklad kolegovia, či externý účtovník. Ak dôjde k situácii, keď sa menia údaje na dokladoch, je nevyhnutné o týchto zmenách viesť záznamy. Vďaka záznamom zmien na doklade tak bude zrejmé kto, kedy a čo na doklade zmenil. Toto vie byť veľmi nápomocné, ak sa napríklad k externému účtovníkovi dostane nesprávna verzia dokumentu. Vďaka histórii akcií na dokladoch viete chybu rýchlejšie identifikovať a aj zabrániť jej vzniku do budúcna.
V konečnom dôsledku, sledovanie histórie zmien na dokladoch je dôležité pre transparentnosť a presnosť obchodných transakcií. Zaznamenávanie zmien zabezpečuje okrem iného to, že všetky zmeny sú dokumentované a môžu byť neskôr sledované alebo overené. To je najmä dôležité vo vzťahu k účtovníctvu alebo k dodržiavaniu a spĺňaniu určitých noriem kontroly kvality.
Účto+ detailne zaznamenáva všetky akcie, ktoré boli vykonané na ktoromkoľvek doklade, ktorý sa v Účto+ nachádza. Históriu akcií nádete kliknutím na tlačidlo história
V histórii následne prehľadne vidíme všetky akcie spojené s dokladom vrátane toho kto a kedy zmeny vykonal.
Ďaľšia, nemenej dôležitá funkcia, je možnosť vymieňania správ medzi kolegami, alebo s externým účtovníkom. Všetky konverzácie sa nachádzajú vždy na konkrétnom doklade a keď v budúcnosti otvoríte doklad napríklad pri audite, vidíte jeho celú históriu, vrátane prípadnej komunikácie, ktorá sa na ňom nachádza.
Aj z toho dôvodu odporúčame dôležitú komunikáciu o konkrétnom doklade robiť priamo v Účto+ kde bude pripojená k dokladu a v prípade kontroly nebudete musieť prechádzať napríklad emaily.
